货运审计的10个最佳实践

Rolf Bax

Rolf Bax

April 17, 2018 - 21:29

货运审计的10个最佳实践

货运审计和支付正日益成为全球运输中的商品。此外,我们注意到许多公司正在寻求快速节省成本的方法,并将货运审计作为优化物流和可视性的盈利工具。这让货运审计变得更具战略性

货运审计可以提供很多服务。然而,这是一个具有欺骗性的术语,因为该名称并未涵盖其承诺和应交付产品。货运审计的基本形式是检查和验证发票,以确保您向承运人支付适当的金额。但是,以战略方式应用该原则意味着您拥有正确且无可争议的数据,这些数据可用于多种目的,为您在物流的所有流程中带来节约成本、提升价值和注重效率的结果。

在这篇博客中,我们将与您分享2016年运输和金融专业人士的10个最佳货运审计实践。

  • 不再使用纸面形式,一切都是自动化办理!
    如果您有机会对您的组织和承运人强制进行改变,让每个人都实现无纸化办公,那么这个过程会更有效、更快速、从而也更便宜。这是货运审计员应该做出的改变。只有少数几个国家要求以纸张形式提供发票,但在大多数情况下,您应该能够避免接触到这种情况。
  • 没有PO流程
    由于可能存在数据不一致的情况,或者产生不可预见的成本,因此严格的一对一流程通常不适用于货运发票。PO通常仅指可能与最终成本不同的估计成本,而使用传统系统一般会很难计算。通常情况下,对PO的关注是因为以后没有附加成本的过程,这需要花费大量时间来解决。好的货运审计员对所有成本组件采取整体分析方法,以便能够充分捕获和处理所有成本。
  • 灵活对待承运人
    如果承运人在数据格式请求、特定流程和连接等方面被迫过多地超出其承受范围,事情可能会进展非常缓慢,需要很长时间。而一个好的货运审计提供商能够灵活对待承运人,并且能够适应他们的情况,以确保准时有效完成工作。
  • 自上而下的方法
    在为组织带来变革的这项业务中,最好的做法是确保管理层致力于项目设置,而组织的其他成员遵循即可。这样,组织就必须遵守既定目标。
  • 思考并采取战略行动
    货运审计的影响远远超出许多人的想象。由于它还涉及物流业务中的许多要点,所以不仅仅是物流方面,可交付成果可以很好地扩展到销售和财务组织。全面而广泛地实施货运审计和支付结构是您最终取得成功和节省成本的关键。
  • 标准化您的费率
    在实施货运审计时,往往需要花费了大量时间来确保费率清晰,确保费率在系统中被很好地设置。一个优秀的货运审计员将积极支持您,使费率计算变得更简单,为附加费用设定限制,并帮助您协调其他成本机制,这不是一次性的行为,而是持续行为,为您带来巨大的好处,也将为您制定更高效的流程。
  • 自动化您的成本分配
    借助先进的货运审计平台,所有运费将根据您的成本中心和编码矩阵自动分配,并通过连接界面自动发送至您的总分类账簿中,大大减少了您的会计或财务部门的工作量。不要借助扫描中心!
  • 承运人将其发票或电子发票数据文件直接发送给货运支付提供商,是更有效、更具成本效益的做法。扫描中心是不必要的一步,因为它们使得过程更加曲折
  • 切忌使用通用的电子发票平台
    这些平台可以处理许多发票,但问题是它们只捕获有限的信息,这些信息对货运发票的详细信息毫无帮助。这意味着,在这样的设置中,总是需要一个解决方法来捕获和处理更多数据。因此最好的选择就是完全避免使用通用电子发票平台。
  • 努力实现物流的全面可见性
    广泛了解货运审计,并享受完全透明,将带来卓越的报告,例如服务成本、运输资料报告、对您的附加条件的全面了解、现货出货等等。可见性将进一步壮大您的组织.

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